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Les meilleurs outils pour le télétravail en 2020 pour une collaboration et une productivité maximales

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Dans un paysage économique fluctuant qui exige flexibilité et autonomie des employés, le bureau du futur pourrait bien se trouver dans votre salon.

Au cours des quinze dernières années, le nombre de personnes qui travaillent à distance a grimpé aux USA de 173 % – et ce chiffre semble similaire en Europe et en France.

Les conférences et les voyages d’affaires ayant été annulés en raison de la nouvelle épidémie de coronavirus, un nombre croissant d’entreprises ont incité leurs employés à travailler à domicile.

Selon Remote.co, les personnes qui travaillent à domicile sont en meilleure santé et plus productives que celles qui doivent parcourir de longues distances pour se rendre au travail. Lorsque les employés ont plus de contrôle sur leur horaire de travail et se rendent compte que leur temps est mieux utilisé, leur bonheur a tendance à être comparativement plus élevé, avec moins de stress et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Mais ce type de travail s’accompagne d’une série de défis particuliers.

Il peut être plus difficile de comprendre les besoins de votre équipe à distance et d’établir des contacts efficaces avec elle. Il peut également être plus difficile pour les membres de l’équipe de travailler ensemble sans avoir la possibilité de communiquer en face à face.

Les équipes distantes ont besoin d’outils à distance robustes – des logiciels conçus pour faciliter la collaboration et la communication au-delà des fuseaux horaires, gérer des processus complexes et renforcer l’efficacité globale et individuelle.

Dans cet article, j’aimerai vous présenter les outils les plus précieux qui permettront de surmonter certains des défis courants du travail à distance et de renforcer l’efficacité et la productivité de votre équipe (entre autres choses !).

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Les meilleurs outils pour pour le télétravail et les équipes à distance :

1. Slack – Meilleur outil de communication d’équipe

Slack

L’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les équipes à distance est la mauvaise qualité des communications.

Il est assez simple pour vous et vos employés de pouvoir travailler ensemble dans l’espace physique commun d’un bureau.

Mais lorsque vous travaillez à domicile, les choses ne sont pas aussi simples (surtout lorsque les membres de votre équipe se trouvent dans des fuseaux horaires différents).

Slack est un outil de travail d’équipe à distance spécialisé dans la simplification de la communication au sein de votre équipe.

Il fournit un espace numérique commun toujours actif pour que vous et votre équipe puissiez discuter, échanger des pensées et des idées et partager des commentaires instantanément pour une collaboration plus efficace au sein de votre entreprise.

Slack facilite l’envoi d’images ou de fichiers et permet même de créer des rappels pour votre équipe.

L’utilisation de Slack permet également de centraliser toutes les communications.

Il vous permet de créer différents canaux pour différents sujets, ce qui vous permet de garder toutes vos conversations cataloguées et faciles à rechercher.

Bien entendu, si vous avez besoin de communiquer avec un employé en privé, vous pouvez le faire facilement par messagerie instantanée.

Slack propose également des applications mobiles pour iOS et Android pour un service encore plus intégré.

2. Zoom – Le meilleur outil d’appels vidéo et de partage d’écran

Zoom.us

Lorsque vous n’êtes pas dans la même pièce que votre équipe, l’un des outils les plus importants à utiliser est le logiciel de vidéoconférence.

Zoom est l’un des outils les plus fiables qui existent pour les appels vidéo et le partage d’écran.

Il offre une excellente qualité vidéo, une interface intuitive et simple à utiliser, et un prix raisonnable.

Vous pouvez également enregistrer tous vos appels vidéo et partager votre écran pendant les appels pour des réunions plus rationnelles.

Si vous travaillez dans une équipe à distance depuis un certain temps, vous avez probablement vécu des expériences frustrantes avec des outils de vidéoconférence peu fiables.

Les problèmes de connexion, d’image figée et de décalage de son peuvent tous entraver la communication de votre équipe.

C’est pourquoi Zoom s’est développé si rapidement au cours des dernières années. Il est largement supérieur à ses concurrents en termes de qualité et d’éventail de fonctionnalités.

Voici quelques-unes de ses caractéristiques :

  • Vidéoconférence jusqu’à 100 participants pour la version gratuite
  • Vidéo et audio HD
  • Enregistrements et transcriptions
  • Possibilité de partager votre écran, vos photos, vos documents, etc.
  • Chat en direct

3. Zapier – le meilleur outil pour les intégrations et l’automatisation
zapier

Je ne peux pas vous dire combien de temps nous avons gagné en automatisant les tâches manuelles avec Zapier.

Nous l’utilisons pour à peu près tout, y compris l’automatisation du processus de production de notre site, l’automatisation des messages Slack, l’envoi de courriels, la génération d’événements Google Agenda. Nous l’avons presque totalement automatisé avec Zapier.

Zapier vous permet de combiner (presque) toutes les applications que vous utilisez au quotidien et de vous débarrasser du travail technique d’échanges de données et des informations entre ces applications.

4. Process Street – Le meilleur outil de gestion de processus de travail sans code

Process Street

Process Street a été conçu pour être la référence en matière d’outils d’équipe à distance pour la gestion des processus et des flux de travail sans code.

En bref, il propose des listes de contrôle très puissantes qui aident votre équipe à gérer les processus récurrents.

Process Street est un outil précieux, et de nombreuses sociétés (AirBnb, GAP, Spotify, Accenture…) l’utilisent tous les jours pour gérer les processus internes de tous les services.

Il aide à améliorer la gestion du temps et permet d’automatiser les flux de travail en classant facilement les tâches par ordre de priorité et en suivant des processus clairs et bien rédigés.

De cette façon, vous pouvez faire en sorte que tout soit fait efficacement et dans l’ordre à chaque fois.

L’utilisation de Process Street vous permet de créer des modèles de processus personnalisés, d’affecter les membres de votre équipe à des tâches spécifiques et de suivre leur progression depuis le tableau de bord.

Vous pouvez également programmer des tâches récurrentes à des intervalles spécifiques (hebdomadaires, mensuels, trimestriels ou annuels), afin de recevoir des rappels lorsqu’elles doivent être répétées.

Mieux encore, vous pouvez vous inscrire à un essai gratuit de Process Street. Accédez à toutes ses fonctionnalités et constatez par vous-même sa valeur !

5. Google Drive – le meilleur outil de gestion de fichiers

google drive

La gestion de vos fichiers numériques internes est une partie essentielle de la gestion de toute entreprise, mais elle est encore plus cruciale lorsque vous êtes une équipe en travail à distance ou en télétravail temporairement.

Lorsque leurs collègues ne sont pas joignables, les employés situés dans un autre fuseau horaire doivent pouvoir accéder correctement aux fichiers importants.

Google Drive est une plateforme de stockage dans le nuage (cloud) qui vous permet, à vous et à votre équipe, de stocker des fichiers, des documents, des feuilles de calcul, des présentations et à peu près n’importe quoi d’autre dans un seul endroit sécurisé.

Vous pouvez également synchroniser votre compte sur divers appareils et partager vos fichiers avec d’autres, à condition d’avoir accès à Internet.

Comme il s’agit d’un produit Google, cet outil présente l’avantage supplémentaire d’une intégration transparente avec tous les autres outils Google, tels que les feuilles de calcul (équivalent d’Excel), les documents (équivalent de Word) et les diapositives (équivalent de PowerPoint).

Google vous offre également 15 Go d’espace de stockage en nuage gratuit juste pour vous inscrire, il n’y a donc aucune raison de ne pas essayer celui-ci!

6. 1Password – Meilleur gestionnaire de mots de passe pour les équipes

1password

Avec les équipes collaboratives à distance, vous et vos employés devez avoir accès aux mêmes outils, et donc aux mêmes informations de connexion.

Aujourd’hui plus que jamais, il est dangereux de stocker des informations sensibles, telles que des mots de passe, dans des documents ou des feuilles de calcul sur votre ordinateur, où elles peuvent facilement être volées.

C’est là qu’un outil de gestion des mots de passe, comme 1Password, entre en jeu.

Cet outil permet à votre équipe de se connecter rapidement et facilement aux outils nécessaires à l’équipe à distance. Mais surtout, il permet de protéger vos mots de passe.

1Password permet de contrôler entièrement les personnes qui ont accès aux informations privées de votre entreprise.

Vous pouvez instantanément accorder ou révoquer l’accès à ces informations, que vous ayez de nouveaux employés ou d’anciens employés qui ont quitté votre entreprise.

Vous pouvez même récupérer en toute sécurité l’accès à des comptes qui vous ont peut-être précédemment bloqués.

7. Airtable – Meilleur outil de gestion de projet hybride de tableur et de base de données

airtable

Pour être efficace et proactif en tant que travailleur à distance, vous devez posséder de solides compétences en matière d’autogestion.

Airtable est un outil visuel de gestion de projet qui permet à ses utilisateurs de personnaliser la façon dont ils organisent leur travail.

Vous pouvez utiliser Airtable pour garder un suivi précis des travaux en cours et organiser vos sprints.

La polyvalence des vues offertes par Airtable, combinée à ses puissantes fonctions de base de données, va vous aider à garder le contrôle de votre travail et à conserver une certaine souplesse.

Airtable offre des modèles conviviaux, de sorte que les membres de l’équipe peuvent commencer à construire leurs flux de travail et à structurer les informations importantes correspondantes.

Il encourage la personnalisation de la présentation des tâches et du calendrier afin que les flux de travail soient faciles à suivre pour chaque utilisateur spécifique.

Airtable utilise à la fois des applications mobiles et de bureau, permettant aux membres de l’équipe à distance de modifier, de commenter ou de réorganiser leurs tâches et leurs données depuis n’importe quel endroit.

Ces modifications sont ensuite instantanément synchronisées sur tous leurs appareils, de sorte qu’il n’y a pas lieu de s’inquiéter d’une quelconque désorganisation.

8. Loom – Le meilleur outil d’enregistrement d’écran

loom

Lorsque vous gérez ou travaillez avec une équipe à distance, il est important de partager rapidement et efficacement les informations entre vos collègues.

L’une des méthodes les plus efficaces est l’enregistrement des écrans.

Un outil d’enregistrement d’écran vous permet de parler lors d’un appel vidéo, en fournissant des informations supplémentaires grâce au partage d’écran.

Grâce aux enregistrements d’écran, vous pouvez également envoyer facilement des vidéos aux membres de l’équipe, qu’ils soient ou non disponibles pour parler en ce moment.

Cela s’avère très pratique lorsque les employés travaillent dans des fuseaux horaires différents.

Loom est un outil de partage d’écran gratuit qui offre de nombreuses fonctionnalités pratiques dans une interface simple et facile à comprendre.

Loom offre des fonctionnalités que la plupart des autres outils de partage d’écran négligent, notamment la possibilité de mettre en pause, de reprendre et de couper votre enregistrement.

Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous ratez une prise et peut faire gagner à votre équipe des heures qui seraient autrement consacrées à la réenregistrement des mêmes vidéos.

Lorsque vous avez terminé l’enregistrement, la vidéo est automatiquement téléchargée sur le stockage en nuage de Loom.

Tous les utilisateurs de Loom bénéficient d’un stockage vidéo illimité, ce qui est crucial pour les entreprises distantes qui peuvent avoir beaucoup d’employés ou créer de nombreux enregistrements d’écran liés à l’assistance.

Vous et votre équipe distante pourrez partager des vidéos grâce à des liens.

De plus, les utilisateurs peuvent apporter des commentaires et des réactions à des moments précis pour les vidéos.

Si vous êtes administrateur, vous aurez également la possibilité de protéger par mot de passe les vidéos contenant des informations sensibles, de télécharger des vidéos et de revoir les commentaires ou réactions qui ont été laissés sur les vidéos.

Mention honorable – Clapboard

clapboard

Clapboard est un simple plugin Chrome qui vous permet d’enregistrer, d’éditer et de partager des vidéos pour générer des prospects et engager le dialogue avec vos clients.

Cet outil permet d’enregistrer facilement des vidéos depuis votre webcam ou votre écran, puis de les personnaliser, de les partager et de suivre leurs performances grâce à des analyses approfondies.

De plus, vous pouvez personnaliser le lecteur vidéo et la page d’accueil aux couleurs et au logo de votre marque. Vous pouvez également personnaliser le lecteur vidéo et la page de renvoi avec les couleurs et le logo de votre marque.

Suivez les performances vidéo et les principales métriques dans le tableau de bord analytique et utilisez des cartes thermiques pour identifier vos prospects qualifiés.

Les meilleurs outils de travail en équipe à distance pour un télétravail réussi

Nous avons donc là notre propre liste d’outils pour les équipes travaillant à distance.

Cette boîte à outils est le fondement de la collaboration et de la productivité de notre équipe, et elle est indispensable pour combler le fossé entre les employés sur place et les employés à distance.

Pour résumer les outils dont nous avons parlé aujourd’hui :

  • Slack : Facilitateur de communication à distance
  • Zoom : Excellent outil pour les conférences à distance et le partage d’écran en collaboration
  • Zapier : Tout ce dont vous avez besoin pour créer de l’automatisation entre vos applications de travail quotidiennes
  • Process Street : Rend le travail récurrent rapide, efficace et sans faille pour les équipes du monde entier
  • Google Drive : La solution de stockage de fichiers solide et fiable pour toutes les équipes distantes
  • 1Password : Outil de sécurité essentiel pour la gestion des mots passe uniques ou partagés pour une collaboration à distance efficace et fiable
  • Airtable : Un outil hybride entre feuille de calcul et base de données pour des utilisations approfondies et intuitives
  • Loom : Capture et partage d’écran direct pour une communication à distance sans effort
  • Clapboard : Outil d’enregistrement d’écran facile à utiliser

Bienvenue dans l’avenir du travail d’équipe et du travail à distance heureux !

Ancien journaliste indépendant pour la presse écrite et numérique. Fan de robotique et de yoga :)

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